安全漏洞、数据丢失、版本管理难题和因违反法规而引起的诉讼已经变得如此普遍，以至于这一切都像是“正常”的业务。使用文档管理系统，您可以避免这些麻烦。安全标准的执行、信息整合的合规性和维护都在掌控之中，只需最少的人为干预。
文档管理系统使组织能够将信息存储在受保护的数字档案中。这消除了因依赖纸质文件而导致的问题，包括丢失文件、查找文件所花费的时间和存储空间不足。安全的数字存档意味着所有文档都可以在任何地方、任何设备上供授权用户进行组织、搜索和访问。它还简化了法规遵从性并支持灾难恢复。
Mengali Accountancy会计师事务所保护客户数据并改进审计流程
Mengali Accountancy会计师事务所总部位于加州北部，提供会计、金融、资金管理和税务服务方面的专业知识。该公司充当其客户的场外会计部门。
这家具有远见的会计师事务所通过为客户提供对 DocuWare 的受控访问，将其技术使用提升到了一个新的水平。他们的客户和审计员在网络上登录 DocuWare， 查看帐户信息、参与工作流程并上传文档。
审计现在是远程完成的。该公司只需为每个审计员设置一个安全登录名，该登录名允许只读的方式访问他们需要审查的文件。“在审计方面，DocuWare 为我的公司节省了数百小时以前用于提取文件的时间。 与审计相关的压力现在已经成为过去了，”Mengali Accountancy会计师事务所所有者兼负责人 Renee Mengali 说。
预防欺诈是每个客户的愿望清单
“我们的一个客户之前曾经历因员工编辑 PDF 文档而高价报销的内部欺诈。这种令人担忧的情况将文档的安全性和原创性放在首位，并帮助我们向客户展示了将文档存储在 DocuWare 中的优势和安全性，”Mengali 解释道。
该解决方案的工作流程功能使公司能够建立预先指定的内部控制系统，确保每个客户至少有三名不同的员工参与其中。其他安全功能，例如员工可以访问哪些信息的预定义限制、不可编辑的原始文档以及跟踪和记录每个文档的访问权限的能力，使公司能够防止欺诈。
使用这些文档管理功能节省时间并降低风险
DMS 安全归档功能清单
1.通过个人用户名和密码系统对用户进行身份验证
2. 启用组、角色、个人和以文档为中心的访问权限
3. 通过 HTTPS 在基于 Web 的组件之间发送所有数据，并提供 256 位加密
4. 防范网络钓鱼、加密病毒和恶意软件
5. 主动备份异地数据中心的所有数据
6. 启用自动化工作流程以执行保留政策
7. 帮助您的组织满足特定的合规标准，包括联邦、州和行业特定法规
8. 使用电子签名保持文件完整性
9. 记录所有更改以创建完整的审计跟踪
10.管理文档的活动版本和过去版本
11. 提供与其他企业系统（如 CRM 和 ERP）的安全集成
关于DocuWare
DocuWare 成立于德国，其产品现已在世界上几乎每个国家/地区使用，被广泛认为是基于云的软件的市场领导者。
我们为全球企业提供文档管理和工作流程软件。自动执行手动任务、减少对纸质文件的依赖以及随时随地安全访问信息和文件只是 DocuWare 的一小部分优势。
30 多年来，我们的客户一直信任我们的业务流程。他们知道我们致力于提供市场上最实用、最安全和最稳定的文档管理解决方案。今天，每天有超过 15,000 名客户使用 DocuWare 来简化他们的复杂信息世界。
我们将同样的能量带给我们大约 800 个合作伙伴。通过为他们提供实现业务目标所需的工具和支持，我们建立了一个专注且充满激情的合作伙伴生态系统，自豪地向他们的客户推荐 DocuWare。
DocuWare 拥有超过 15,000 名活跃客户，每个人都有一个成功的故事要讲述，这里仅列举少数几个。
